Zásady ochrany osobných údajov

V spoločnosti STAFFINO nám veľmi záleží na ochrane vašich osobných údajov. Preto sa všetky osobné údaje spracúvajú v súlade so všetkými platnými predpismi o ochrane údajov, ako je Nariadenie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov (všeobecné nariadenie o ochrane údajov („GDPR“), ako aj s príslušnými národnými predpismi a štandardami.

Tieto Zásady ochrany osobných údajov vychádzajú z takýchto regulačných povinností a vysvetľujú, ako spracúvame osobné údaje pri poskytovaní našich služieb našim Zákazníkom a Objednávateľom.

1. KTO SME A AKO NÁS MÔŽETE KONTAKTOVAŤ

Toto sme my: STAFFINO s. r. o., so sídlom Volgogradská 84, 080 01 Prešov, Slovenská republika, IČO: 47 645 407, zapísaná v obchodnom registri vedenom Okresným súdom Prešov, oddiel: Sro, vložka č. 31750/P (ďalej len „STAFFINO“).

Našou hlavnou činnosťou je zber, analýza a správa údajov o (i) hodnotení prevádzok, spoločností, oddelení, verejných inštitúcií (ďalej len „Prevádzky“) a (ii) hodnotení zamestnancov alebo iných osôb pôsobiacich v rámci Prevádzky (ďalej len „Zamestnanci“), ktoré poskytujú nezávislé tretie osoby, ktoré majú nedávnu skúsenosť s danou Prevádzkou a jej Zamestnancami (ďalej len „Zákazníci“).

Snažili sme sa, aby tieto zásady boli čo najjednoduchšie a užívateľsky najprijateľnejšie; ak však po ich prečítaní budete mať akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte a kontaktujte nás, a to buď priamo na našom sídle: Teslova 26, 821 02 Bratislava, Slovenská republika, alebo e-mailom na: tomas@staffino.com.

2. AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME

a) Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje našich Zákazníkov a našich Objednávateľov. Tieto osobné údaje zahŕňajú najmä identifikačné a kontaktné údaje, ako je meno, priezvisko, prezývka, e-mail, telefónne číslo. Naši Zákazníci nám môžu poskytnúť aj iné verejne dostupné osobné údaje prostredníctvom partnerských sociálnych sietí.

b) Ako sprostredkovateľ spracúvame v prospech našich Objednávateľov osobné údaje ich Zamestnancov (alebo zmluvných pracovníkov) a ich Zákazníkov. Osobné údaje Zamestnancov Objednávateľa zvyčajne zahŕňajú ich mená, priezviská, tituly, e-maily, pracovné identifikačné čísla, pracovné pozície, fotografie a jazykové zručnosti. Osobné údaje Zákazníkov Objednávateľa zvyčajne zahŕňajú kontaktné údaje, napr. e-mail alebo telefónne číslo, ale môžeme spracúvať aj iné osobné údaje v závislosti od toho, čo nám Objednávateľ poskytuje.

3. AKO A PREČO SPRACÚVAME OSOBNÉ ÚDAJE

Osobné údaje našich Zákazníkov, Objednávateľov a ich Zamestnancov sa vždy zhromažďujú a používajú na stanovené účely a v súlade s príslušnými právnymi predpismi. Preto,

a) na právnom základe plnenia zmluvy používame osobné údaje našich Zákazníkov, ktoré nám boli poskytnuté pri registrácii a/alebo prihlásení do našej Webovej aplikácie v súlade s Podmienkami užívania Webovej aplikácie Staffino („Podmienky“) na účely správnej identifikácie, následného používania Webovej aplikácie a poskytovania aktualizácií Webovej aplikácie, ktoré sa netýkajú marketingu. Poskytnutie údajov je zmluvnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nám znemožní poskytnúť našim Zákazníkom naše služby;

b) na právnom základe plnenia zmluvy používame osobné údaje našich Objednávateľov, ktoré nám boli poskytnuté pri registrácii a/alebo prihlásení do našej Webovej aplikácie v súlade s Podmienkami na účely správnej identifikácie a následného používania Webovej aplikácie a poskytovania nemarketingových informácií o Webovej aplikácii. Poskytnutie údajov je zmluvnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nám znemožní poskytnúť našim Objednávateľom naše služby;

c) na právnom základe oprávnených záujmov Objednávateľa (zlepšenie zákazníckeho servisu) a – v závislosti od rozsahu poskytovaných údajov – dodržiavania zákonných povinností môžeme ako sprostredkovateľ použiť osobné údaje Zamestnancov nášho Objednávateľa, ktoré nám poskytol Objednávateľ, na účely sprostredkovania digitálnej spätnej väzby od Zákazníkov pre Objednávateľa a jeho Zamestnancov. Na tento účel sú niektoré osobné údaje zverejnené online prostredníctvom našej Webovej aplikácie, a to vrátane mena, pracovnej pozície, pracoviska a fotografie. Poskytnutie údajov nie je zmluvnou ani zákonnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nám znemožní poskytnúť našim Objednávateľom naše služby. Zamestnanci Objednávateľa môžu namietať proti spracúvaniu ich osobných údajov na základe oprávnených záujmov Objednávateľa;

d) na právnom základe oprávnených záujmov Objednávateľa (zlepšenie zákazníckeho servisu) alebo súhlasu môžeme ako sprostredkovateľ použiť osobné údaje Zákazníkov nášho Objednávateľa, ktoré nám poskytol Objednávateľ, na účely vyžiadania a sprostredkovania spätnej väzby Zákazníkov pre Objednávateľa a jeho zamestnancov. Poskytnutie údajov nie je zmluvnou ani zákonnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nebude mať žiadne negatívne dôsledky pre Zákazníka, ale znemožní nám poskytovať našim Objednávateľom naše služby. Zákazníci Objednávateľa môžu namietať proti spracúvaniu ich osobných údajov na základe oprávnených záujmov Objednávateľa alebo môžu odvolať svoj súhlas so spracúvaním;

e) na právnom základe našich oprávnených záujmov (priamy marketing) môžeme použiť osobné údaje našich Zákazníkov (s výnimkou Zákazníkov, ktorých osobné údaje nám boli poskytnuté našimi Objednávateľmi na účely vyžiadaného hodnotenia), Objednávateľov a ich Zamestnancov na účely propagovania našich služieb elektronickými prostriedkami. Poskytnutie údajov nie je zmluvnou ani zákonnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nebude mať žiadne negatívne dôsledky. Zákazníci, Objednávatelia a ich Zamestnanci môžu namietať proti spracúvaniu ich osobných údajov na marketingové účely na základe oprávnených záujmov. V prípade akejkoľvek námietky prestaneme používať tieto údaje na marketingové účely;

f) na právnom základe dodržiavania zákonných povinností môžeme použiť osobné údaje našich Zákazníkov, Objednávateľov a ich Zamestnancov na účely dodržania platných zákonných povinností, napríklad predpisov o archivácii. Poskytnutie údajov je zákonnou požiadavkou a neposkytnutie údajov nám znemožní dodržať tieto zákonné povinnosti;

g) na právnom základe našich oprávnených záujmov, najmä v záujme zlepšovania našich služieb a ochrany našich zákonných práv a záujmov, môžeme použiť osobné údaje našich Zákazníkov, Objednávateľov a ich zamestnancov na účely zlepšovania našich služieb a založenia, uplatnenia alebo obrany právnych nárokov;

h) na základe právneho dôvodu súhlasu môžeme použiť osobné údaje uvedené v súhlase na účely uvedené v súhlase. Poskytnutie údajov nie je nikdy povinné a dotknutá osoba môže odmietnuť udeliť súhlas alebo ho neskôr odvolať bez akýchkoľvek negatívnych dôsledkov.

Zaručujeme, že vaše osobné údaje sa použijú len na určené účely alebo na zlučiteľné účely v súlade s platnými predpismi.

Zároveň sa zaväzujeme, že vaše osobné údaje neprenesieme do tretích krajín, mimo EÚ ani do žiadnej medzinárodnej organizácie.

4. AKO ZDIEĽAME OSOBNÉ ÚDAJE

Osobné údaje, ktoré spracúvame, sa poskytujú iným osobám len v rámci zákona a na základe primeraných dohôd zabezpečujúcich adekvátnu ochranu.

4.1 Poverení sprostredkovatelia alebo subdodávatelia

Spolupracujeme s rôznymi obchodnými partnermi, ktorí nám pomáhajú poskytovať a zlepšovať naše služby. Osobné údaje, ktoré zdieľame s takýmito partnermi, sa spracúvajú iba v súlade s našimi výslovnými pokynmi a podliehajú prísnej povinnosti zachovania mlčanlivosti. So súhlasom Objednávateľa môžeme využiť aj subdodávateľov.

4.2 Naši partneri nám pomáhajú najmä pri (i) poskytovaní našich služieb, (ii) uchovávaní dát, (ii) marketingovej komunikácii, (iii) softvérovom inžinierstve a programovaní, (iv) dizajne, (v) získavaní nových klientov, predaji a podpore, (vi) poradenstve a analýze skúseností zákazníkov, atď.

4.3 Ostatní príjemcovia

Spracované osobné údaje poskytujeme aj právnickým osobám, fyzickým osobám a štátnym a verejným orgánom, ak sa v dobrej viere domnievame, že prístup k takýmto údajom, ich používanie, uloženie alebo sprístupnenie je primerane nevyhnutné na:

a) dodržanie príslušného právneho predpisu, právneho postupu alebo oficiálnej žiadosti štátneho orgánu alebo orgánu verejnej moci;

b) plnenie a vymáhanie príslušných zmluvných podmienok;

c) predchádzanie podvodom, vyšetrovanie podvodných, technických alebo bezpečnostných incidentov;

d) ochranu práv alebo záujmov našej spoločnosti, našich Objednávateľov, našich Zákazníkov alebo verejnosti v zmysle zákonných požiadaviek alebo povolení.

Pri zdieľaní osobných údajov vždy zabezpečíme, že neposkytneme viac informácií, než je absolútne nevyhnutné na daný účel.

5. PRÍSTUP K VAŠIM OSOBNÝCH ÚDAJOM A ICH KONTROLA

Platné právne predpisy zaručujú dotknutým osobám určité práva týkajúce sa ochrany osobných údajov. Tieto práva môžete uplatniť prostredníctvom našich kontaktných údajov uvedených vyššie. V závislosti od toho, či v súvislosti s konkrétnou dotknutou osobou konáme ako prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ, buď (i) vybavíme vašu žiadosť priamo, alebo (ii) vašu žiadosť postúpime príslušnému Objednávateľovi, ktorý koná ako prevádzkovateľ, a na jeho požiadanie mu pomôžeme túto žiadosť vybaviť. Ak konáme ako prevádzkovateľ, pokúsime sa vašu žiadosť vybaviť čo najskôr, budeme sa však vždy usilovať odpovedať maximálne do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Vzhľadom na zložitosť a počet žiadostí môžeme túto lehotu na vybavenie predĺžiť o ďalšie dva mesiace.

Ak je žiadosť zjavne nedôvodná alebo neprimeraná, môžeme vám účtovať administratívny poplatok alebo odmietnuť reagovať na vašu žiadosť. Okrem tohto prípadu môžete svoje práva uplatňovať bezplatne. V prípade pochybností vás môžeme požiadať o ďalšie overenie vašej totožnosti.

Dotknuté osoby majú garantované najmä tieto práva:

a) Právo na prístup k údajom

Ako dotknutá osoba máte právo požadovať potvrdenie o tom, či spracúvame vaše osobné údaje, a ak áno, požiadať o kópiu týchto osobných údajov spolu s dodatočnými informáciami uvedenými v článku 15 GDPR.

b) Právo na opravu údajov

V záujme spracúvania presných osobných údajov vás žiadame, aby ste nám oznámili akékoľvek zmeny vašich osobných údajov. V prípade, že spracúvame nepresné alebo neaktuálne údaje, opravíme ich na základe vašej žiadosti.

c) Právo na výmaz údajov

Ak vaša situácia spĺňa podmienky článku 17 GDPR, máte právo požadovať vymazanie vašich osobných údajov. Napríklad, o vymazanie vašich osobných údajov môžete požiadať vtedy, ak ste odvolali svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje žiadny ďalší právny základ na spracúvanie, alebo ak spracúvame vaše osobné údaje protiprávne, alebo ak už osobné údaje nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracúvané. Osobné údaje však nevymažeme, ak ich potrebujeme na založenie, uplatnenie alebo obranu právnych nárokov.

d) Právo na obmedzenie spracúvania údajov

Ak vaša situácia spĺňa podmienky článku 18 GDPR, máte právo požadovať obmedzenie spracúvania vašich osobných údajov. Napríklad, o obmedzenie spracúvania môžete požiadať vtedy, ak spochybňujete presnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protiprávne a namietate voči vymazaniu osobných údajov a namiesto toho požadujete obmedzenie ich používania. Spracúvanie osobných údajov však neobmedzíme úplne, ak ich potrebujeme na založenie, uplatnenie alebo obranu našich právnych nárokov.

e) Právo na prenosnosť údajov

Ak je spracúvanie založené na súhlase alebo plnení zmluvy uzatvorenej s vami a spracúvanie sa vykonáva automatizovaným spôsobom, máte právo získať od nás vaše osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Ak si to želáte a ak je to technicky možné, máte tiež právo požadovať, aby sme tieto údaje preniesli priamo k inému prevádzkovateľovi.

f) Právo namietať

Ako dotknutá osoba máte právo namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávnených záujmov vrátane profilovania. Na základe vašej žiadosti obmedzíme spracúvanie osobných údajov, pokiaľ nepreukážeme presvedčivé oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré sú prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami. Ak prevážia vaše záujmy, práva a slobody, vaše osobné údaje vymažeme.

Ak by ste namietali voči spracúvaniu vašich osobných údajov na marketingové účely, vaše osobné údaje vždy vymažeme a prestaneme ich spracúvať na tento účel.

g) Právo podať sťažnosť

Ak si myslíte, že naše spracúvanie vašich osobných údajov porušuje smernicu GDPR, ako dotknutá osoba máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, a to konkrétne v členskom štáte EÚ vášho bydliska, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia. Na území Slovenskej republiky plní úlohu dozorného orgánu Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky so sídlom Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, webová stránka www.dataprotection.gov.sk, telefón: +421/2/3231 3214.

h) Právo odvolať súhlas

Ak je spracúvanie vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu však nebude mať vplyv na spracúvanie vykonané pred vaším odvolaním súhlasu.

6. ODKIAĽ POCHÁDZAJÚ OSOBNÉ ÚDAJE

Osobné údaje, ktoré spracúvame, sú zhromaždené buď od (i) našich Objednávateľov, ktorí môžu byť vaším zamestnávateľom alebo poskytovateľom služieb, alebo (ii) priamo od vás.

Ak sa do našej Webovej aplikácie dostanete prostredníctvom vašej sociálnej siete, s vašim súhlasom spracúvame vaše osobné údaje verejne dostupné v tejto sociálnej sieti.

7. AKO DLHO A KDE UCHOVÁVAME OSOBNÉ ÚDAJE

V závislosti od právneho základu a účelu spracúvania uchovávame vaše osobné údaje počas rôznej doby. Vo všeobecnosti spracúvame a uchovávame vaše osobné údaje:

a) na základe súhlasu počas doby uvedenej v súhlase, resp. kým svoj súhlas neodvoláte;

b) na základe dodržiavania zákonných povinností, kým máme povinnosť vaše osobné údaje uchovávať v zmysle zákona;

c) na základe plnenia zmluvy, do ukončenia plnenia zmluvy (poskytovania služieb) alebo do ukončenia platnosti predzmluvných opatrení;

d) na základe oprávnených záujmov, kým sú tieto záujmy nadradené vašim právam a záujmom, resp. do ukončenia plnenia zmluvy (poskytovania služieb).

Po uplynutí uvedenej doby budeme môcť osobné údaje spracúvať a uchovávať iba na zlučiteľné účely alebo na osobitné účely, ako napríklad štatistika alebo archivácia.

Osobné údaje sú vždy uchovávané iba na našich pevných diskoch, serveroch alebo na serveroch našich spoľahlivých obchodných partnerov, ako sú poskytovatelia cloudových služieb.

8. ZMENY ZÁSAD

Vyhradzujeme si právo priebežne meniť tieto Zásady ochrany osobných údajov, najmä v dôsledku legislatívnych zmien alebo iných zmien spôsobov a účelov spracúvania. Vaše práva vyplývajúce z týchto Zásad ochrany osobných údajov nebudú v dôsledku toho obmedzené. Ak dôjde k zásadným zmenám týchto Zásad ochrany osobných údajov, vopred vás budeme primeraným spôsobom informovať.